Sesión Ordinaria No. 26 del 23 de julio del 2015
TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL
COMUNICA: Que en su sesión administrativa ordinaria número 026-2015-TASC del veintitrés de julio del dos mil quince se aprobó el siguiente:
REGLAMENTO SOBRE EL PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LAS RESOLUCIONES EMITIDAS POR EL TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL
Considerando:
- El Tribunal Administrativo del Servicio Civil fue creado mediante la Ley No. 8777 del 7 de octubre del 2009, denominada “Ley de Creación de los Tribunales Administrativos del Régimen de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional y del Servicio Civil”, publicada en el Diario Oficial La Gaceta No. 219 del 11 de noviembre del 2009. Este Tribunal tiene como función, conocer de los recursos de apelación contra las resoluciones que dicte el Tribunal del Servicio Civil en materia de despidos de los funcionarios sujetos al régimen del Servicio Civil.
- Que por Decreto No. 36151-MP, publicado en La Gaceta No. 177 del 10 de septiembre de 2010, se emitió el Reglamento Orgánico y Operativo del Tribunal del Servicio Civil que regula la organización y el funcionamiento de dicho Tribunal, define su naturaleza jurídica de órgano colegiado desconcentrado del Ministerio de la Presidencia con competencia exclusiva e independencia funcional en el desempeño de sus atribuciones.
- Que por el numeral 20 del Reglamento de cita, se establece también que las resoluciones del Tribunal Administrativo del Servicio Civil, se notificarán en los términos indicados en la Ley de Notificaciones Judiciales, ello ante la ausencia de normas concretas que regulen la materia, tanto en el Estatuto de Servicio Civil como en su Reglamento, mismos que facultan la aplicación supletoria de disposiciones atinentes contenidas en otros cuerpos normativos, siendo en tal caso de aplicación –como se indicó- la Ley de Notificaciones Judiciales, y supletoriamente la Ley General de la Administración Pública, el Código Procesal Civil, la jurisprudencia, doctrina y principios generales de derecho.
- Que si bien este Tribunal ha realizado hasta la fecha un cuidadoso y diligente proceso de notificación y comunicación de sus actuaciones y resoluciones basado en los cuerpos normativos de cita, se hace necesario definir formalmente las pautas que regularán las notificaciones de acuerdos y resoluciones de todo tipo que emite este TASC, con la finalidad de establecer vías de comunicación expeditas y eficientes, acordes con el avance de las Tecnologías de Información y Comunicaciones así como con las regulaciones que se han emitido en esta materia para las actuaciones homólogas por parte de otros tribunales judiciales y administrativos.
- Que en atención a las consideraciones expuestas, el Tribunal Administrativo del Servicio Civil, ha acordado emitir el presente Reglamento de Notificaciones y Comunicaciones de las resoluciones emitidas por el órgano colegiado, el cual se regirá por las siguientes regulaciones:
Artículo 1°.— De las notificaciones. Las resoluciones que dicte el Tribunal Administrativo del Servicio Civil, en adelante el TASC, serán notificadas a las partes o terceros interesados que intervengan en los asuntos que diligencia en razón de su competencia, en el lugar o medio indicado por ellos a tales efectos en sus respectivos escritos de apersonamiento.
Las partes o terceros interesados podrán señalar tanto un lugar como un medio para recibir notificaciones, o ambos a la vez, e inclusive hasta dos medios diferentes con dicho propósito, indicando cuál de ellos primará sobre el otro. En caso de omisión en este sentido, la notificación se practicará por cualquiera de los dos medios señalados a elección del TASC. Para aplicar la notificación automática, el Tribunal Administrativo de Servicio Civil deberá agotar el medio accesorio. Igual regla se aplicará, cuando se propongan dos direcciones electrónicas.
Para aquellos casos en que se señale lugar y medio o dos medios diferentes para atender notificaciones, el TASC deberá agotar necesariamente el medio accesorio, antes de proceder a aplicar la notificación automática.
Artículo 2°.—De los medios de notificación. Los medios de notificación serán el correo certificado, el fax, el correo electrónico, o cualquier otro medio tecnológico que se produzca en el futuro, siempre que garantice la integridad de la información remitida y la seguridad de la comunicación.
Se tendrá por realizada la notificación, una vez que el documento notificado sea recibido por la parte o su Apoderado debidamente acreditado ante este Tribunal, según la naturaleza del procedimiento.
Artículo 3°.—Funcionario responsable. El (la) Asistente Administrativo (a) del TASC será responsable de llevar a cabo las notificaciones por correo electrónico, deberá además de efectuar las notificaciones, llevar el registro correspondiente de las mismas, el cual deberá contemplar como mínimo lo siguiente: Nombre de la parte que se notifica, número de expediente, número de la resolución notificada con señalamiento de hora y fecha respectiva, número de folios notificados, nombre y puesto de quien realiza la notificación, fecha y hora de la notificación respectiva, así como la actualización del sistema interno del Tribunal en el momento oportuno. En caso de encontrarse imposibilitado el Asistente Administrativo (a) para realizar las notificaciones, el Tribunal designará a la persona que cumplirá dichas funciones en forma temporal.
Artículo 4°.—Requisitos del acta o cédula de notificación. La notificación que se realice por cualquiera de los medios aquí previstos contendrá el nombre del Tribunal, el asunto del cual se trata, el nombre y apellidos de la parte accionada, así como el nombre completo de la Institución actora, el número de expediente respectivo, indicación de la cantidad de los folios que conformen la resolución notificada y la copia de la resolución que se notifica.
En el caso de las notificaciones que por alguna circunstancia particular deban realizarse personalmente, se consignará en el acta de notificación el nombre de la persona a quien debe entregarse la notificación y el de quien la recibe, quién firmará junto con el notificador. Si esta persona, no supiere, no quisiere o no pudiere firmar, el notificador consignará esa circunstancia bajo su responsabilidad y con la firma de un testigo.
Artículo 5°.—Notificaciones en el lugar señalado. Entrega del acta o cédula. Serán válidas las notificaciones realizadas en el lugar señalado por las partes, cuyas cédulas sean entregadas a personas que aparenten ser mayores de quince años. El lugar señalado deberá de ser preciso, exacto y existente. Cuando el lugar señalado estuviere cerrado, fuere impreciso, inexistente o equivocado, el notificador levantará un acta y dejará constancia de tal situación y se aplicará a esa y a las resoluciones futuras la notificación automática. Cuando, acorde al lugar señalado, se deba notificar en zonas o edificaciones de acceso restringido y el ingreso no sea posible, se tendrá por bien hecha la notificación recibida por el encargado de regular el ingreso de personas a ese sitio. En el acta se hará constar la entrega de la cédula y el nombre de la persona que la recibe quien, en lo posible, firmará con el notificador. Si esta persona, no supiere, no quisiere o no pudiere firmar, el notificador consignará esa circunstancia bajo su responsabilidad y con la firma de un testigo. El notificador solicitará también a quien reciba la cédula de notificación su identificación, consignando los datos personales en el acta respectiva En caso de que la persona que reciba la notificación se niegue a presentar su cédula de identidad o identificación oficial tal circunstancia quedará consignada en el acta, teniéndose la notificación como bien realizada.
Artículo 6°.—Días y horas hábiles para notificar. Todos los días y horas serán hábiles para practicar las notificaciones previstas en este Reglamento.
Artículo 7°.—Notificación por comisión fuera del Área Metropolitana. Si el lugar señalado queda fuera del área metropolitana, el notificador enviará por correo certificado a la guardia rural las cédulas de notificación junto con la documentación pertinente para que ellos realicen la diligencia por Comisión.
El notificador debe darle seguimiento a la actuación de la Guardia Rural, con el fin de que el documento notificado se incorpore al expediente una vez que esa diligencia se haya realizado, o se haga constar la imposibilidad de efectuarla.
Artículo 8°.—Notificación por fax. Se notificará por fax a las partes que hayan señalado ante el Tribunal un número de fax para recibir notificaciones. La notificación se tendrá por realizada el día hábil siguiente a aquel en que se hizo la transmisión, para lo cual el notificador del TASC dejará constancia y agregará el registro de transmisión al expediente respectivo. Si el notificador no pudiere realizar la notificación, deberá realizar cinco intentos, debiendo mediar entre el primero y último, por lo menos veinticuatro horas, y al menos treinta minutos entre cada intento, de lo cual dejará constancia en el expediente con especificación del día y la hora, para efecto de la notificación automática.
Artículo 9°.—Del Señalamiento del correo electrónico. Las partes y terceros interesados, podrán señalar ante el Tribunal una dirección de correo electrónico para recibir notificaciones o comunicaciones, de conformidad con la Ley General de la Administración Pública No. 6227 y de la Ley de Notificaciones y Comunicaciones Judiciales número 8687, publicada en La Gaceta N° 20 del 29 de enero del año 2009.
Artículo 10°.—Notificación por correo electrónico: días y horas hábiles. Todos los días y horas son hábiles para realizar notificaciones y comunicaciones por correo electrónico.
Artículo 11.—Procedimiento para acceder al medio notificaciones por correo electrónico. Para que procedan las notificaciones por correo electrónico, la parte interesada deberá señalar claramente su interés de ser notificado por ese medio ya sea en el recurso de apelación o en el apersonamiento ante el Tribunal o por medio de documento idóneo dentro del expediente. En todo caso, la seguridad y formalidad de la cuenta seleccionada son responsabilidad de la persona interesada, conforme el siguiente numeral.
Sin perjuicio de lo anterior, luego de recibido por parte del Tribunal del Servicio Civil el expediente que contiene el Recurso de Apelación para ante este Tribunal Administrativo, se procederá a comunicar a las partes que como política de ahorro de papel, y tomando en cuenta que las resoluciones que dicta este Tribunal por lo general son extensas, se les insta a que, con fundamento en los artículos 35 y 36 de la Ley de Notificaciones Judiciales y el artículo 243, inciso 5) de la Ley General de la Administración Pública, en lo posible señalen una dirección de correo electrónico como primer medio para recibir notificaciones.
Artículo 12.—Mantenimiento de cuenta y consecuencias de la imposibilidad de notificación atribuible a la parte. Es responsabilidad de la parte mantener actualizada, vigente y habilitada la cuenta de correo electrónico, para efectos de notificaciones. En caso de cambio, cierre u otra circunstancia de inhabilitación de la cuenta, la parte deberá informarlo inmediatamente al Tribunal y volver a señalar otro correo electrónico, de conformidad con el procedimiento aquí establecido. Asimismo cuando la notificación no se pueda realizar por medio del correoelectrónico y la persona usuaria no haya señalado otro medio válido para atender notificaciones, la resolución se tendrá por notificada con el comprobante de transmisión electrónica o en su defecto la respectiva constancia, en el término de las veinticuatro horas siguientes, salvo que se demuestre que ello se debió a causas imputables al Tribunal.
Artículo 13.—Validez Notificación por correo electrónico. Tendrán la validez y eficacia de un documento físico original, los archivos de documentos, mensajes, imágenes, bancos de datos y toda aplicación almacenada o transmitida por medios electrónicos e informáticos, que garanticen seguridad.
La seguridad de la cuenta será responsabilidad del interesado.
Comprobado en la pantalla el envío del correo electrónico con la notificación, el notificador dejará constancia de ello en el expediente respectivo, consignando: la hora y la fecha en que se practicó la notificación, la parte notificada, indicación expresa de haberse realizado la notificación por medio electrónico, identificación de la resolución notificada (número, hora y fecha así como el número de los folios notificados), indicando el emisor así como el nombre y firma del notificador o funcionario debidamente autorizado que la envió electrónicamente.
La parte se tendrá por notificada el día hábil siguiente del envío de la trasmisión por correo electrónico. Lo remitido por medio de correo electrónico tendrá la validez y eficacia de documentos físicos originales.
Artículo 14.—Realización de la notificación por correo electrónico y comprobante. Una vez firmada la resolución o comunicación por parte de los jueces, ésta será digitalizada almacenada bajo el formato PDF. Seguidamente, se iniciará el proceso a cargo del funcionario encargado de las notificaciones por correo electrónico, quién la notificará al medio acreditado en el presente procedimiento. Se indicará en el correo enviado lo siguiente: nombre de la oficina, la parte que se notifica, número de expediente, indicación expresa de haberse practicado la notificación por correo electrónico, la identificación de la resolución o comunicación notificada (número, hora y fecha), el número de folios notificados, el nombre e identificación y puesto de la persona que notifica. Una vez practicada la notificación, el funcionario encargado imprimirá el comprobante de transmisión, lo firmará y lo almacenará en el registro correspondiente, adjuntando una copia de lo enviado en el expediente respectivo.
Artículo 15.—Interrupción del sistema. Si el proceso de transmisión en el Tribunal se interrumpe por cualquier motivo, cuando éste se restablezca, el funcionario encargado de efectuar la notificación por correo electrónico, deberá verificar en la pantalla cuales notificaciones no fueron transferidas por este medio para proceder de inmediato a realizar su retransmisión.
Artículo 16.—Determinación de envío en caso de interrupción. En caso de que el sistema de transmisión de envío de notificaciones por correo electrónico se interrumpa por más de un día, el Tribunal deberá determinar si se remite a otros medios de notificaciones señalados por la parte en el expediente respectivo, de conformidad con el numeral 2° de este reglamento.
Artículo 17.—Deber de comunicar fallas. El funcionario encargado de efectuar las notificaciones por correo electrónico deberá reportar y dar aviso al órgano colegiado, cuando se hallen fallas en el sistema de envío por causas atribuibles al propio Tribunal. Lo anterior con la finalidad de gestionar el soporte respectivo por parte del Área de Tecnologías de Información Institucional.
Artículo 18.—Remisión. En lo no previsto en este Reglamento en relación con la notificación de actuaciones, se aplicará lo dispuesto en la ley de Notificaciones y Comunicaciones Judiciales número 8687 publicada en La Gaceta N° 20 del 29 de enero del 2009.
Este Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
23 de julio de 2015
Tribunal Administrativo de Servicio Civil – -Publicación 1 vez-
Gaceta No. 2013 del 20 de octubre de 2015